8.2. Otros trámites

Inscripción de la empresa en la Seguridad Social

(Ver capítulo 28.2. sobre inscripción de empresas).

Afiliación de los trabajadores en la Seguridad Social

(Ver capítulo 28.3. sobre afiliación de los trabajadores y 28.4. sobre solicitud de alta de los trabajadores en el Régimen General de la Seguridad Social).

Formalización de la protección respecto a las contingencias de accidente de trabajo y enfermedad profesional del personal a su servicio

En el momento de la inscripción, la empresa debe indicar la Entidad que ha de cubrir las contingencias de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. Dicha cobertura puede efectuarse con el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) o con una Mutua Colaboradora con la Seguridad Social.

Si el empresario opta por una Mutua Colaboradora con la Seguridad Social, la Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social o la Administración de la misma remitirá a la Mutua un ejemplar de la solicitud de inscripción o, en su caso, de la declaración o declaraciones correspondientes. La Mutua podrá, entonces, formalizar el documento de asociación y efectuar la valoración correspondiente al trabajo o trabajos declarados por el empresario, para, posteriormente, asignarle el epígrafe que proceda y remitir al empresario un ejemplar del documento de asociación.

Si el empresario opta por el INSS debe cumplimentar, en el acto de la inscripción, una declaración sobre la actividad y los trabajos que realiza la empresa a fin de determinar las primas aplicables.

Diligencia de actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social

El Acuerdo de Consejo de Ministros, de 10 de julio de 2015, por el que se aprobaron medidas para la reducción de cargas administrativas, incluyó, entre sus propuestas, la supresión de la obligatoriedad del libro de visitas electrónico, para 2017.

Por otra parte, y a partir de la entrada en vigor de la Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, ya no se impondrán obligaciones a los interesados para adquirir cualquier clase de libros o formularios para la realización de diligencias inspectoras.

Los Inspectores de Trabajo y Seguridad» Social y los Subinspectores Laborales extenderán diligencia por escrito de cada actuación que realicen con ocasión de las visitas a los centros de trabajo o de las comprobaciones efectuadas mediante comparecencia del sujeto inspeccionado en dependencias públicas.

La diligencia se extenderá en el modelo previsto en el anexo de la Orden ESS/145» 2/2016, de 10 de junio, por la que se regula el modelo de diligencia de actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Podrán utilizarse los medios electrónicos para su elaboración.

Con carácter general, en cada diligencia se hará constar:

• Lugar y fecha de expedición de la diligencia, determinando si dicha diligencia se ha practicado con ocasión de visita o comprobación por comparecencia.
• Identificación del funcionario actuante, Cuerpo al que pertenece.
• Datos de la empresa/centro de trabajo en el que se realiza la actuación inspectora, haciéndose constar, cuando sea posible, la siguiente información: nombre/razón social, NIF, actividad, dirección de correo electrónico y domicilio del centro de trabajo .
• Nombre y apellidos, DNI/NIE, en su caso, de la persona que haya atendido al funcionario actuante en el desarrollo de las actuaciones, cuando haya prestado su colaboración, así como el carácter o representación con que interviene.
• Circunstancias de la colaboración de los representantes de los trabajadores en el desarrollo de las actuaciones, si se hubiese producido.
• Materias o aspectos examinados y demás circunstancias concurrentes.

Una copia de dicha diligencia se remitirá o entregará a la empresa y otra copia de la misma, si procede, a los delegados de prevención, de acuerdo con lo previsto en el artículo 40.3 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, quedando otra en poder del funcionario actuante, para su posterior archivo. 

Cada ejemplar de diligencia entregado  o remitido a la empresa, deberá ser conservado a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social durante un plazo de cinco años, a contar desde la fecha de expedición de cada uno de ellos.

Trámites específicos en las obras de construcción

En las obras de construcción, la comunicación de apertura del centro de trabajo deberá ser previa al comienzo de los trabajos y se efectuará únicamente por los empresarios que tengan la condición de contratistas.

Deberá exponerse en la obra en lugar visible y se mantendrá permanentemente actualizada en el caso de que se produzcan cambios no identificados inicialmente.

El promotor debe facilitar a los contratistas los datos que sean necesarios para el cumplimiento de dicha obligación. La comunicación se cumplimentará según el modelo oficial y contendrá los siguientes datos e informaciones:

• Número de Inscripción en el Registro de Empresas Acreditadas.
• Número del expediente de la primera comunicación de apertura, en los supuestos de actualización de la misma.
• Tipo de obra.
• Dirección de la obra.
• Fecha prevista para el comienzo de la obra.
• Duración prevista de los trabajos en la obra.
• Duración prevista de los trabajos en la obra del contratista.
• Número máximo estimado de trabajadores en toda la obra.
• Número previsto de subcontratistas y trabajadores autónomos en la obra dependientes del contratista.
• Especificación de los trabajos del anexo II del Real Decreto 1627/1997, de 24 de octubre, que, en su caso, se vayan a realizar por el contratista.
• Datos del promotor: Nombre/razón social, número del Documento de Identificación Fiscal, domicilio, localidad y código postal.
• Datos del proyectista: Nombre y apellidos, número del Documento de Identificación Fiscal, domicilio, localidad y código postal.
• Datos del coordinador de seguridad y salud en fase de elaboración del proyecto: Nombre y apellidos, número del Documento de Identificación Fiscal, domicilio, localidad y código postal.
• Datos del coordinador de seguridad y salud en fase de ejecución de la obra: Nombre y apellidos, número del Documento de Identificación Fiscal, domicilio, localidad y código postal.

Junto a dicho modelo deberá adjuntarse el Plan de seguridad y salud cuando sea exigible (acompañado de su correspondiente aprobación). Si no fuera exigible dicho Plan, se acompañará de la correspondiente evaluación de riesgos.

Las empresas que pretendan ser contratadas o subcontratadas para trabajos en una obra de construcción deberán estar inscritas en el Registro de Empresas Acreditadas dependiente de la Comunidad Autónoma en la que la empresa tenga su domicilio social. La inscripción se puede realizar electrónicamente y deberá permitir acreditar los siguientes extremos:

• Que la empresa dispone de una organización productiva y cuenta con los medios materiales y humanos necesarios y los utiliza para llevar a cabo la actividad; que asume los riesgos del negocio y que ejercita directamente las facultades de organización y dirección sobre el trabajo desarrollado por sus trabajadores. Tales extremos se acreditarán mediante una declaración empresarial.
• Que la empresa cuenta con recursos humanos, en su nivel directivo y productivo, con la formación necesaria en prevención de riesgos laborales y que dispone de una organización preventiva adecuada a la Ley de Prevención de Riesgos Laborales. Tales extremos se acreditarán documentalmente.

Asimismo, en las obras de construcción cada contratista debe disponer de un Libro de Subcontratación, que deberá permanecer en todo momento en la obra y en el que, entre otros, deben reflejarse, por orden cronológico desde el comienzo de los trabajos:

• Todas y cada una de las subcontrataciones realizadas en una determinada obra con empresas subcontratistas y trabajadores autónomos.
• Su nivel de subcontratación y empresa comitente.
• El objeto del contrato.
• La identificación de la persona que ejerce las facultades de organización y dirección de cada subcontratista.
• Los representantes legales de los trabajadores.

Al Libro de Subcontratación tendrá acceso el promotor, la dirección facultativa, el coordinador de seguridad y salud en fase de ejecución de la obra, las empresas y trabajadores autónomos intervinientes en la obra, los técnicos de prevención, los delegados de prevención, la Autoridad Laboral y los representantes de los trabajadores de las diferentes empresas que intervengan en la ejecución de la obra. Será habilitado por la Autoridad Laboral correspondiente al territorio en que se ejecute la obra.