UAFSE - Unidad Administradora del Fondo Social Europeo. Celebración del IV Foro FSE

Taller de elegibilidad y gastos

• Qué visión tienen los OOII y beneficiarios sobre la elegibilidad de los gastos

  Siguen apareciendo problemas a la hora de distinguir entre los gastos directos e indirectos, especialmente, cuando aparecen conceptos novedosos. Los límites son confusos y conducen a errores y a distintas interpretaciones.

  La falta de clarificación desemboca en una inseguridad jurídica que retrasa las decisiones. Su origen puede estar en que las autoridades de control no participan en el asesoramiento e implantación de nuevas técnicas con toda la intensidad que se espera.

• Qué elementos de la elegibilidad de los gastos son vistos como elementos que NO o que SÍ mejoran el trabajo en la gestión del FSE

  La determinación de los gastos de personal es la base para el cálculo de las fórmulas de gastos simplificados, y por tanto es un elemento que mejora la gestión. No obstante, los matices de conceptos son el origen de errores en los gastos ya que la mayor parte de los casos de elegibilidad derivan en la aplicación de gastos de personal en la simplificación.

  A menudo se producen dudas en la inclusión de gastos como de asistencia técnica y se renuncia a solicitarlos, por tanto, es una cuestión que no mejora la gestión del FSE.

• ¿Hay elementos de los gastos y su elegibilidad que deberían ser listados y detallados en el futuro?

  Se reclama que los desarrollos de los reglamentos se realicen con mayor precisión. Sigue habiendo lagunas sin aclarar o interpretaciones o directrices que llegan tarde, especialmente en el inicio de las operaciones.

  También se reclama que las consultas que se realizan se agilicen y se unifiquen las soluciones.

• ¿Hay algo que se necesite modificar de manera imperiosa en todo lo concerniente a los gastos y su elegibilidad?

  En lo referente a los gastos de personal el grupo consideró imperiosa su necesidad de definir como se evalúa el tiempo efectivamente prestado, como se justifica y como se debe acreditar.

  En la medida que las autoridades de auditoría al final son las que cuestionan las normas de elegibilidad establecidas por las autoridades de gestión o hacen interpretaciones mucho más restrictivas, la colaboración y coordinación entre las autoridades de auditoria se hace especialmente necesario en la determinación de las bases sobre las que se aplican, por ejemplo, los tipos fijos de los costes simplificados.

Taller de Simplificación

• Qué visión tienen los OOII y beneficiarios de las OCS

  No se tiene el mismo enfoque interpretativo de las OCS por parte de las distintas autoridades y eso supone un grave hándicap, en especial cuando la visión es diferente de la que pueda tener la Autoridad de Auditoría, nacional o comunitaria.

  Aún con esta problemática interpretativa, lo que se ha conseguido por parte de los gestores (planificación, implementación, cálculo de metodologías, adecuación financiera y física de las operaciones y gastos a las OCS...) permite tener una visión general sobre los OCS positiva.

  Es por ello necesario que se conozcan las reglas de juego en todos los ámbitos de gestión y control

• Qué elementos de las OCS son vistas como elementos que NO o que SÍ mejoran el trabajo en la gestión del FSE

  Los sistemas de simplificación mejoran, en general, el trabajo en la gestión del FSE, pero no se deberían simplificar solo fases de la gestión sino en general el proceso completo.

  Tener instrucciones mejoran el trabajo, pero para ello deben ser coordinadas entre todos los agentes intervinientes.

  Se valora positivamente los sistemas que reducen las comprobaciones en los costes de personal.

• Qué elementos de OCS deberían continuar en el futuro.

  Los reglamentos delegados ampliados a más ámbitos del FSE son vistos como algo necesario de cara al futuro.

  Hubo deseos entre los participantes para por tener más normativa, orientaciones, instrucciones, etc.; también hubo participantes que prefirieron que todo no esté tan normado.

  Se entendió que en el futuro se debería plantear la necesidad de hacer una evaluación de metodologías y opciones de éxito.

  La formación por parte de la Comisión Europea se valora como muy importante y necesaria.

• ¿Hay algo que se necesita modificar de manera imperiosa en las OCS?

  Es necesaria más coordinación.

  Es necesario visibilizar más los resultados.

  La simplificación tiene que llegar a todos los niveles, incluso al beneficiario.

Taller de Operaciones, Separación de Funciones y Verificación

• Qué visión tienen los OOII y beneficiarios sobre la separación de funciones, concepto de operaciones y las verificaciones en la gestión del FSE

  Los participantes consideran el documento de tipología de operaciones un texto útil para definir las operaciones y proyectos.

  El concepto de operación y de proyecto es claro y lo suficientemente flexible como para incorporar cualquier realidad.

  Hay opiniones que rechazan la necesidad de la separación de funciones, siempre que se garantice el rigor en el control. Su obligatoriedad está más definida por su imposición en el Reglamento que por su verdadera afectación.

• Qué elementos de la separación de funciones, concepto de operaciones y las verificaciones son vistos como elementos que NO o que SÍ mejoran el trabajo en la gestión del FSE.

  Se plantean dos dificultades, que intensifican la carga burocrática:

  1. El traslado de la operación o el proyecto a la aplicación informática: La rigidez de la aplicación provoca que, en ocasiones, haya que adaptar la realidad al sistema informático y no al revés (por ejemplo, un único proyecto con varios métodos de gestión que, para poder reflejar todos los métodos de gestión, debe darse de alta como si fueran varios proyectos)
  2. La regionalización “artificiosa” de la operación en el caso de operaciones claramente estatales.

  El respeto a la separación de funciones supone una dificultad para aquellas entidades que son a la vez organismo intermedio y beneficiario. En ocasiones, sobre todo en organismos públicos, el propio organigrama limita la posibilidad de realizar esta separación de forma efectiva, y se tiene que realizar de forma artificiosa y “ficticia”.

• ¿Hay elementos de la separación de funciones, concepto de operaciones y las verificaciones que deberían ser listados y detallados en el futuro?

  Una fuerte corriente de opiniones se posicionó en que se facilite un único criterio entre los distintos verificadores y/o auditores. La experiencia indica que se manejan diferentes criterios y ello genera inseguridad entre los gestores/beneficiarios.

  Es muy común que el criterio que se ha podido usar en la ejecución de las operaciones, no sea el mismo criterio que se sigue en el momento de la verificación y/o la auditoría.

  Se solicita una Guía de referencia sobre correcciones financieras (existente en el periodo anterior)

• ¿Hay algo que se necesita modificar de manera imperiosa en todo lo concerniente a la separación de funciones, concepto de operaciones y las verificaciones?

  La principal consecuencia de la necesidad de actuar de forma artificiosa en la definición de la separación de funciones en entidades (especialmente las públicas) que tienen muy poco margen para ello es la carga burocrática adicional que supone y su incidencia en la carga de trabajo de unos recursos ya de por sí limitados.

  El peso del control y la auditoría es muy superior al de la gestión, además, se antoja excesiva la cadena de controles sobre un mismo gasto. Los participantes piden racionalidad.

  Los participantes demandan que se pueda dar solución a hechos muy frecuentes, como son expedientes incompletos, con documentación difícil de reunir para la verificación, pero que hay razonables apoyos para convenir la legalidad y justificación del gasto.

  Compendio de “jurisprudencia” sobre las interpretaciones de las distintas autoridades de auditoría.

Taller de Conteo de Participantes

• Qué visión tienen los OOII y beneficiarios sobre los indicadores utilizados en la gestión del FSE

  La implementación de conteo y recogida de indicadores es complicada, pero es algo que ya está superado.

  Agradecimiento por el documento de” Orientaciones sobre indicadores “de la UAFSE, ya que ha permitido establecer criterios sobre la recogida de indicadores y aclarar muchas dudas.

  La recogida de indicadores de productividad también es un proceso controlado. Los indicadores de resultado a largo plazo suponen una recogida compleja, aunque se reconoce que la información es útil para programar y evaluar los programas.

• Qué elementos de los indicadores son vistos como elementos que NO o que SÍ mejoran el trabajo en la gestión del FSE

  En cuanto a los indicadores de resultado, se pone de manifiesto que su recogida es más compleja debido a diversos factores:

  1. Es obligatorio recoger demasiados datos que dificultan la tarea y además que no tienen lógica con la actuación desarrollada teniendo en cuenta que en ciertos casos no existen vinculación entre la actuación desarrollada y el indicador del que hay que informar.
  2. Indicadores de resultado a largo plazo, es difícil no perder la pista del participante para recoger el dato en el caso de que no se puedan realizar cruces entre bases de datos.

  Por otra parte, la utilización sistemática de un proceso de validación interna de los datos de indicadores permite dotar de fiabilidad y calidad a la información. De igual manera y siempre que sea posible, el cruce de bases de datos como el SISPE es muy útil para obtener información sobre los resultados esperados.

• ¿Hay elementos de los indicadores que deberían ser listados y detallados en el futuro?

  Necesario una definición tasada y concreta de los indicadores desde el principio del periodo, tanto de los indicadores comunes como de los específicos, cuando no esté recogida por las guías de la CE, con el fin de homogeneizar los criterios.

  Guía sobre indicadores indicando definición, interpretación y forma de recogida de indicadores desde el principio del periodo.

  Seminario sobre indicadores para tratar indicadores del próximo periodo con el fin de programar correctamente los indicadores del PO desde el principio.

  Los problemas en las auditorias sobre sistemas de indicadores radican en que los auditores solicitan mayor verificación sobre datos de indicadores que los establecidos por el reglamento ya que se supone que los datos son declarativos, por tanto, esto debería ser muy nítido y claro en el futuro.

• ¿Hay algo que se necesita modificar de manera imperiosa en todo lo concerniente a los indicadores?

  Sería necesario tener establecido unos criterios consensuados con los auditores de manera previa para evitar informes desfavorables que puedan provocar la paralización del PO o consecuencias financieras.

  Los indicadores de resultado se centran esencialmente en empleo y debería existir otros indicadores comunes sobre inclusión social a través de los cuales se pudiera demostrar la mejora en la empleabilidad de las personas sin ser necesariamente la obtención de un empleo.