Deutsche Unternehmen, die nicht in Spanien ansässig sind und einen Arbeitnehmer bzw. eine Arbeitnehmerin beschäftigen, der oder die in Spanien lebt und arbeitet, müssen grundsätzlich gemäß Artikel 21.2 der EG-Verordnung 987/2009 die spanischen Rechtsvorschriften zur sozialen Sicherheit einhalten.

Gemäß dem u.a. von Deutschland und Spanien unterzeichneten multilateralen Rahmenübereinkommen über regelmäßige grenzüberschreitende Telearbeit können jedoch zwei Fälle unterschieden werden:

1. Eine Person, die regelmäßig grenzüberschreitende Telearbeit leistet, unterliegt den Rechtsvorschriften des Staates, in dem das Unternehmen seinen Sitz bzw. seine Niederlassung hat, sofern die im Wohnsitzstaat geleistete Arbeitszeit weniger als 50 % der Gesamtarbeitszeit beträgt. Die verbleibende Zeit, d.h. ab 50 %, muss in dem Land erbracht werden, in dem das Unternehmen niedergelassen ist.
   
   Das Übereinkommen gilt für alle Grenzgänger, wenn sie ihren Wohnsitz in einem Land haben und sich der Sitz oder die Niederlassung des Unternehmens in einem anderen Land befindet.
   
   Sind die oben genannten Bedingungen erfüllt, gelten weiterhin die Rechtsvorschriften der Sozialversicherung des Landes, in dem das Unternehmen niedergelassen ist, in diesem Fall Deutschland.
   
   Arbeitnehmer oder Unternehmen, die die Rahmenvereinbarung in Anspruch nehmen wollen, müssen ein Antragsformular bei der zuständigen Behörde des Landes einreichen, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat.

2. Beträgt die grenzüberschreitende Telearbeit 50 % oder mehr, ist das deutsche Unternehmen gemäß der spanischen Königlichen Verordnung 84/1996 verpflichtet, vor Beginn der Tätigkeit in Spanien einen Antrag auf Online-Registrierung bei einer Provinzregierung bzw. der Allgemeinen Staatskasse der Sozialversicherung (Dirección Provincial Tesorería General de la Seguridad Social - TGSS) zu stellen. Dabei ist es nicht erforderlich, dass das Unternehmen einen Sitz in Spanien hat, lediglich ist bei der Anmeldung eine spanische Adresse anzugeben.
   
   Arbeitnehmende, die sich mehr als sechs Monate pro Kalenderjahr im Ausland aufhalten sind gegenüber der TGSS verpflichtet, einen Vertreter mit einer spanischen Adresse zu benennen. Dabei kann es sich um den Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin selbst handeln.
   
   Zusätzlich muss das Unternehmen seine Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister nachweisen, sofern die Gesetzgebung seines Staates dies vorschreibt. Die Unterlagen, insbesondere die Gründungsurkunde, müssen mit einer beglaubigten Übersetzung versehen sein.

In der Praxis ergibt sich daraus Folgendes:

• Das Unternehmen ist verpflichtet, einen Vertreter mit Sitz in Spanien zu bestimmen. Dabei kann es sich entweder um den Arbeitnehmer selbst oder um einen externen Vermittler handeln.
• Der Vertreter muss Zugang zum RED-System haben, eine Plattform der TGSS für Unternehmen und Freiberufler, die den Austausch von Informationen und Dokumenten zwischen TGSS und Nutzer über das Internet ermöglicht. Die Unternehmen sind verpflichtet, dieses System zu benutzen.
• Die Registrierung des Unternehmens sowie die Zuweisung der Beitragskontonummer (Alta de código de cuenta de cotización - CCC) erfolgt über den digitalen Service der spanischen Sozialversicherung (Sede Electrónica de la Seguridad Social): Inscripción y asignación de CCC para empresario colectivo. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die dem allgemeinen Sozialversicherungssystem angehören und somit Arbeitnehmer*innen beschäftigen.
• Für die Registrierung sind die im digitalen Service der spanischen Sozialversicherung geltenden Modalitäten zur Identifizierung erforderlich: ein elektronisches Zertifikat, der elektronische spanische Personalausweis (DNI), der permanente digitale Zugangscode (Cl@ve Permanente) oder der digitale PIN-Schlüssel (Cl@ve-PIN). Ausführliche Informationen findet man im Online-Dienst der Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (Staatliche Banknotendruckerei und Münzprägeanstalt).

Vorzulegende Unterlagen

• Registrierungsantrag.
• Ausweis des Unternehmensinhabers.
• Bescheinigung vom Finanzministerium über die Steueridentifikationsnummer mit Informationen über die Wirtschaftstätigkeit des Unternehmens.
• Fotokopie der Gründungsurkunde des ausländischen Unternehmens sowie eine Handelsregisterbescheinigung oder einen gleichwertigen Nachweis.
• Benennung und Vertretungsvollmacht eines gesetzlichen Vertreters mit Wohnsitz in Spanien.

Für steuerliche Fragen ist die spanische Steuerverwaltungsbehörde zuständig: Agencia Tributaria.

WICHTIG: Telearbeit ist mit der befristeten Entsendung von Arbeitnehmenden nicht zu verwechseln!